Cadena de custodia, definido
Registro documental de quién ha tenido la mercancía en cada momento, desde la recogida hasta la entrega.
En un envío convencional la cadena tiene tantos eslabones como manipulaciones, y documentarla entera es un trabajo considerable. En un envío acompañado tiene uno solo, y esa simplicidad es precisamente lo que la hace valiosa para un ensayo clínico, para un expediente judicial o para una pieza de alto valor.
La consecuencia menos obvia es la de la investigación. Cuando en un envío convencional algo se pierde, nadie sabe en qué eslabón ocurrió y la reclamación tarda semanas. Con una sola custodia no hay eslabones que investigar: hay una persona que sabe dónde ha estado la mercancía en cada minuto.
Para que valga, la cadena tiene que estar documentada y no solo ser cierta. Acta de recogida con hora, hitos del trayecto y prueba de entrega con nombre y hora. Los tres documentos se emiten en el momento en que se producen y no al final.
Lo que hay que saber para usarlo bien
- Un solo eslabónEsa es la propuesta entera de este servicio.
- Documentada, no solo ciertaActa, hitos y prueba de entrega, cada uno en su momento.
- Para qué importaEnsayos clínicos, expedientes judiciales y mercancía de alto valor.
- Lo que evitaLa investigación imposible sobre en qué punto se perdió algo.
Díganos qué tiene que volar. Le respondemos con vuelo y precio.
Cinco preguntas cortas. Un jefe de tráfico contesta con una conexión concreta, la hora de entrega y un precio cerrado, de día y de noche.
- Un mensajero con nombre desde la recogida hasta la firma
- Aduana declarada en persona, con respuesta en el momento
- Empresa con licencia y factura ordinaria
Dónde aparece en una operación real
Es lo que un departamento de calidad audita y lo que un tribunal mira. En un envío convencional hay que documentar cada manipulación; aquí hay una persona, y el expediente se reduce a tres documentos emitidos en el momento en que se producen.
La consecuencia menos evidente es sobre la reclamación. Cuando una mercancía se pierde en una red, nadie sabe en qué eslabón ocurrió y la investigación tarda semanas. Con una sola custodia no hay eslabones que investigar.
Lo que se hace mal con este término
Sale de ver el mismo fallo repetido, no de un manual.
- Documentarla al finalUn expediente reconstruido de memoria no vale. Cada hito se registra cuando ocurre.
- Cambiar de mensajero a mitadRompe la propuesta entera. Si hay que hacerlo, se documenta el traspaso con hora y firma de los dos.
- Suponer que basta con ser ciertaLo que se audita es el registro. Una custodia impecable sin papeles es indefendible.
Una auditoría que duró veinte minutos
El departamento de calidad de un promotor auditó la logística de un ensayo. Pidió la trazabilidad completa de tres envíos: quién tuvo el material en cada momento y con qué hora.
En un envío convencional eso son varias empresas, varios sistemas y semanas de reconstrucción. Aquí eran tres expedientes con una persona cada uno, con acta de recogida, hitos y prueba de entrega. La auditoría terminó en la misma reunión en que empezó.
Cadena de custodia: lo que se pregunta después de la definición
01¿Sirve para un expediente judicial?
Es uno de los usos habituales, junto con los ensayos clínicos y la mercancía de alto valor. La trazabilidad horaria completa se entrega con el expediente.
02¿Y si el envío pasa por dos mensajeros?
Se evita siempre que se puede. Cuando no hay alternativa, el traspaso se documenta como un hito más, con hora, lugar y firma de los dos.
03¿Se puede auditar el procedimiento antes de contratar?
Sí, y es lo normal en farmacia y en ensayos clínicos. Se atiende antes de la primera asignación con los procedimientos escritos y la formación del personal encima de la mesa.
04¿Qué pasa si hay una escala con cambio de terminal?
La mercancía no se separa del mensajero en ningún momento, tampoco entre terminales. Si una conexión obligara a facturarla, se dice antes de reservar y se busca otra.
Dónde decide algo este término en una operación
Un glosario que solo define es media herramienta. Estas son las páginas donde el término está en juego en una operación concreta.
Términos con los que se relaciona y con los que se confunde
Los errores caros de este oficio están casi siempre en la frontera entre dos términos parecidos.