Lo que recibe usted y cuándo
Cinco documentos, cada uno en el momento en que se produce y no al final.
- Acta de recogidaEn el momento de la recogida. Qué se recibió, de quién, cuándo, en qué estado y con qué precinto. Llega a su correo antes de que el mensajero salga del almacén.
- Confirmación de embarqueVuelo y hora. Es el aviso de que la parte que puede fallar ya no puede fallar.
- Aviso de llegadaCon la situación aduanera. Si hay una incidencia, se comunica aquí y no al final.
- Prueba de entregaNombre y documento de quien recibe, hora y firma. Cuando la entrega es en un registro público, el resguardo sellado.
- Registro de temperaturaCuando el envío lo lleva. El gráfico completo, no un resumen, adjunto a la prueba de entrega.
Por qué solo hay tres avisos y no diez
Recogida hecha, embarque hecho, entrega firmada. Tres. La tentación de mandar un aviso cada media hora existe y se resiste, porque un flujo constante de mensajes que no aportan información deja de leerse, y cuando llega el que sí importa ya nadie lo mira.
A eso se le suma un cuarto aviso que solo aparece cuando hace falta: cualquier desviación del plan. Un vuelo cancelado, una aduana que pregunta, un destinatario que no está. Ese aviso llega antes de que usted lo pregunte, y esa es la única métrica de servicio que de verdad importa en este oficio.
Si su empresa necesita más granularidad, por ejemplo para un ensayo clínico con requisitos de trazabilidad, se acuerda al principio y se documenta cada hito. No es un extra: es un requisito distinto y se planifica como tal.
Díganos qué tiene que volar. Le respondemos con vuelo y precio.
Cinco preguntas cortas. Un jefe de tráfico contesta con una conexión concreta, la hora de entrega y un precio cerrado, de día y de noche.
- Un mensajero con nombre desde la recogida hasta la firma
- Aduana declarada en persona, con respuesta en el momento
- Empresa con licencia y factura ordinaria
Lo que hay que hacer si algo llega dañado
Anotarlo en la prueba de entrega en el momento, con el mensajero presente. Fotografiar el bulto y el contenido antes de manipularlo. Reservar por escrito. Los tres pasos se hacen en los primeros minutos y no al día siguiente.
Un daño constatado en la entrega y firmado por las dos partes es un expediente sólido. Un daño comunicado tres días después es difícil de defender ante cualquier asegurador, no por mala fe sino porque no se puede establecer cuándo se produjo.
Nuestro mensajero tiene instrucción de esperar mientras el destinatario comprueba, si el destinatario quiere comprobar. Ese par de minutos es la diferencia entre un incidente resuelto y una discusión de semanas.
Documentación: preguntas frecuentes
01¿La prueba de entrega vale ante un tribunal?
Es un documento privado con nombre, hora y firma del receptor, y como tal es prueba. Para una entrega en un registro público, el resguardo sellado es lo que de verdad acredita el cumplimiento del plazo.
02¿Puedo poner mi referencia de pedido en el expediente?
Sí, y conviene. Todo el expediente se emite con la referencia que su sistema necesita.
03¿Guardan los documentos?
Sí, durante el plazo que exige la normativa aplicable, y se los podemos volver a enviar cuando los necesite.
04¿Se puede exigir un formato concreto de expediente?
Sí, y se acuerda antes de la primera asignación. Si su procedimiento pide campos adicionales o una firma en un formulario suyo, se incorpora a la orden del mensajero en lugar de resolverse sobre la marcha.
05¿Cuánto tiempo conservan la documentación?
Durante los plazos que exige la normativa mercantil, fiscal y aduanera aplicable, y se la volvemos a enviar cuando la necesite sin coste.
06¿Los hitos llevan hora local o UTC?
Hora local del punto donde ocurre el hito, indicada como tal, que es la que un auditor y un juez entienden sin conversiones. En un envío con temperatura, el registrador lleva además su propia base de tiempo.
07¿Se puede firmar en un dispositivo o hace falta papel?
Vale cualquiera de las dos siempre que quede el nombre y el documento de quien recibe. En un registro público hace falta el resguardo sellado en papel, que es lo único que acredita la hora de presentación.
Los términos que va a oír en una asignación así
Cada uno con su página propia, su uso operativo y lo que se hace mal con él.